10 Zasad pracy z domu – jak się skupić i zrobić wszystko szybciej?

Jak pracować z domu

Ostatnimi czasy z wiadomych względów, większość z nas utknęła w domu. Nie będę się w tym momencie skupiał na tym co się dzieje na świecie, bo o tym jest już bardzo dużo materiałów. Mogę jedynie prosić #zostańwDomu.

Nowa rzeczywistość, to czas w którym Twoja wewnętrzna siła jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Jeżeli zacząłeś pracować zdalnie, i nigdy wcześniej tego nie robiłeś, lub pracujesz zdalnie już od jakiegoś czasu, to jest duża szansa, że zmagasz się pewnymi problemami.

• Jak się zmotywować?
• Co zrobić żeby skończyć pracę wcześniej?
• Jak się zorganizować i zrobić cokolwiek?

Na te i inne pytania odpowiem właśnie w tym artykule. Doczytaj ten tekst do końca, gdyż na samym końcu znajdziesz bonus – trick, który pomoże Ci zmotywować się, gdy nie masz na to zupełnie chęci.

A teraz usiądź wygodnie, sięgnij po kawę i czytaj dalej.

Czy praca zdalna jest aż taka straszna?

Pracując z domu nie musimy tracić dwóch godzin dziennie na dojazd do pracy, nie uczestniczymy w bezsensownych spotkaniach i nie siedzimy w głośnym open space, gdzie nieustannie ktoś nam przerywa nasze codzienne zadania.

O zaletach pracy zdalnej, można by napisać cały osobny artykuł. Dlaczego więc, tak ciężko się zmotywować w zaciszu domowym? Czemu by nie wykonać całej pracy z łóżka, w sześć godzin i zrobić sobie wolne?

Jak pracować lepiej i szybciej?

1. Planuj zadania, dzień wcześniej

Wstajesz rano, ogarniasz się, ubierasz, siadasz do komputera i zadajesz sobie pytanie:

– Co powinienem teraz zrobić?
– Może sprawdzę maila?
– A teraz może wejdę tylko na chwilę, sprawdzić czy jest coś nowego na youtube?

No to wsiąknąłeś na dobre parę godzin!

Każdy kto nie ma jasno określonych zadań na cały dzień, powinien je spisywać! Oczywiście taki plan należy określić dzień wcześniej. Jeżeli udało Ci się to zrobić, to rano masz przed sobą jedynie kartkę z listą zadań lub kalendarz i od razu możesz zabrać się do pracy.

O wiele łatwiej oglądać śmieszne koty, jeżeli nie wiesz co masz robić z samego rana.

2. Ustal priorytet i dziel zadania na mniejsze

Skoro masz już swoją listę zadań to najlepiej ułóż je chronologicznie. Ustal najważniejsze zadanie dnia – takie, które jeżeli wykonasz, to dzień będzie można uznać za udany. Duże zadania natomiast, rozbij na mniejsze, takie które nie przerażają Cię jak na nie patrzysz.

Gdy widzisz jakieś zadanie na kartce i nie wiesz jak się za nie zabrać to znak, że powinieneś je rozbić na mniejsze np. zadanie o nazwie „ukończyć projekt strony www”. Takie zadanie możesz rozbić na:

  1. Spisanie wszystkich potrzebnych materiałów
  2. Mail z prośbą o materiały
  3. Stworzenie zarysu wyglądu strony na kartce
  4. Przygotowanie wyglądu strony głównej
  5. etc.

Jak widzisz takie zadania, to dokładnie wiesz co powinieneś zrobić! Nie siedzisz z myślą „Kiedy ja to skończę! Zejdzie mi się parę dni!”

Jeżeli masz dużo zadań to warto je pogrupować np. wykonanie telefonów, wysłanie maili, prace graficzne, przygotowanie tekstów. Zakładając, że masz w planie skontaktować się z kilkoma klientami tego dnia, o wiele prościej będzie wykonać wszystkie telefony o jednej porze, zamiast dzwonić co dwie godziny i przeplatać to innymi zadaniami. Jak już sięgniesz po telefon żeby dzwonić, to wsiąkniesz na Facebooku tylko raz, a nie za każdym razem gdy będziesz wykonywał telefon.

3. Posprzątaj miejsce pracy

Chcesz się skupić i wreszcie pokazać na co Cię stać! Super!

Ale ciężko będzie Ci się skupić jeżeli na biurku przy którym pracujesz jest bałagan. Bałagan na biurku to bałagan w głowie. Jeżeli chcesz efektywnie pracować to musisz ograniczyć ilość przedmiotów zalegających na blacie do minimum. Potrzebujesz jedynie listy zadań, czystych kartek, długopisu i podkładki pod kubek w którym będzie kawa.

Jak już usiądziesz to oczywiście zaparz sobie kawę. Nie chcesz przecież wstawać od biurka po dziesięciu minutach pracy? Spójrz w listę zadań i zastanów się czy nie będziesz potrzebował jeszcze czegoś np. jakiś dokumentów z pracy. Może włączyłeś laptopa, zaparzyłeś kawę, ale nie możesz znaleźć myszy bezprzewodowej?

Podpowiem – pewnie zostawiłeś ją w sypialni bo wczoraj była Ci potrzebne, gdy oglądałeś w nocy Netflix i nie chciałeś wstawać z łóżka żeby obsługiwać laptopa – przynieś ją teraz.

Zbierz wszystko co Ci potrzebne, sprzątnij pulpit i blat biurka. Dzięki temu łatwiej zabierzesz się za pracę i nie będziesz musiał co chwilę wstawać.

4. Ubierz się jak do pracy

– Jak pracuję zdalnie to nie muszę wstawać z łóżka, albo jak jest wieczór to zmieniam jedynie pidżamę dzienną na pidżamę nocną.

Niezwykle kusząca perspektywa, która niestety nie pomoże Ci w produktywnym zajęciu się pracą. W późniejszej perspektywie, pogorszy się również jakość Twojego snu. Nasz mózg jest niewolnikiem przyzwyczajeń, dlatego w łóżku robimy się senni a przy biurku łatwiej nam pracować. Tak samo jest ze strojem jaki nosimy.

Wstań, umyj się, wyperfumuj, załóż spódnicę czy marynarkę i usiądź do pracy. Wiem, że to boli. Bolało będzie o wiele mniej, gdy Twoja produktywność skoczy pod sufit i będziesz mógł skończyć pracę wcześniej, zamiast siedzieć po godzinach.

5. Pozbądź się zabójców produktywności

Pracujesz już od jakiś dwudziestu minut non stop. Idzie Ci świetnie! Tylko akurat wyskoczyło jakieś powiadomienie na telefonie. Jakiś znajomy pyta się „Co u Ciebie?”. Odpisałeś mu szybko, albo tylko sprawdzałeś powiadomienie – ale niestety odciągnąłeś się od pracy i nie uda Ci się osiągnąć podobnego poziomu skupienia przez najbliższe parę minut. To i tak pozytywny scenariusz. Być może odpisałeś znajomemu i przy okazji zobaczyłeś co ciekawego działo się na Facebooku. Zmarnowałeś kolejną godzinę?

Moja rekomendacja to po prostu wyłączenie powiadomień na telefonie. Jak wyłączyłem powiadomienia messengera na swoim telefonie to zrobiłem to tylko na okres testowy. Bałem się że ludzie będą się chcieli ze mną skontaktować a ja nie będę o tym wiedział. Wiesz co? Pytałem kilku znajomych o to, większość nawet nie odczuła zmiany. Dlatego moje powiadomienia są już wyłączone od co najmniej pół roku – wyzwalające uczucie. Zablokuj powiadomienia teraz, a podziękujesz mi później!

Zablokowanie newsów (wall) na Facebooku i na Youtube – od tego są specjalne wtyczki na Firefox i Chrome. Na co dzień pracuję na Facebooku, przygotowuję posty dla różnych firm, wiem ile czasu zjadają te portale jeżeli odpowiednio się nie przygotujesz.

Jeszcze jedno – email. Nie sprawdzaj go non stop, wyznacz na to pory np. co 2-3h na początek. Jeżeli ktoś czegoś od Ciebie chce ASAP, to na 100% zadzwoni dodatkowo.

Telefon natomiast połóż proszę wyciszony, lub z wyłączonymi powiadomieniami, najlepiej za sobą a nie w zasięgu wzroku. Badania na ten temat pokazują, że nawet wyłączony telefon w zasięgu wzroku, potrafi skutecznie rozpraszać naszą uwagę.

6. Nie łap się wszystkiego naraz - Multitasking

Gdy robię wszystko naraz to mam wrażenie po całym dniu, że porządnie się napociłem. Mam wrażenie, że roboty było bardzo dużo i że ciężko pracowałem, ale czy aby na pewno? Sam testowałem to rozwiązanie, bo ciężko było mi w nie uwierzyć. Oto ono:

Jak masz jedno zadanie naraz, to w głowie masz porządek. Czujesz, że pracujesz i kończysz zadania jedno za drugim. Na koniec dnia nie jesteś aż tak zmęczony, ale wiesz co? Na bank zrobiłeś więcej zadań i czujesz się bardziej spełniony!

Multitasking to mit! Nie pracujesz nad wieloma zadaniami naraz, po prostu Twój mózg przełącza się nieustannie pomiędzy wieloma zadaniami. Jest to niezwykle męczące. Wypróbuj skupianie się nad jednym zadaniem naraz, zrób to dziś, lub jeżeli jest wieczór – postaraj się działać według tej zasady od jutra.

Daję Ci gwarancję zadowolenia, o ile podejdziesz do tego poważnie i będziesz się pilnował.

7. Pracuj w blokach czasowych

Coś co niezwykle zmieniło moje życie: praca w blokach. Łączy się ona z techniką pomodoro.

    1. Wyznacz sobie zadanie nad którym będziesz pracował przez następną godzinę, lub 45min – ile uważasz, że dasz radę bez przerwy.
    2. Ustal co chcesz konkretnie zrobić w tym projekcie przez ten czas – coś mierzalnego do osiągnięcia.
    3. Włącz timer na odpowiednią ilość czasu i pracuj nieprzerwanie nad tym zadaniem aż budzik zadzwoni.
    4. Teraz pora na 15 minut przerwy – ale nie przy komputerze! Zrób spacer po pokoju lub rozciąganie.
    5. Powtarzaj punkty od 1 do 4 kilka razy, następnie zrób sobie dłuższą przerwę.

Jeżeli nigdy wcześniej nie pracowałeś w taki sposób to uda Ci się zrobić dwa razy tyle w tym samym czasie!

8. Jesteś z domu, ale Cię nie ma

Pracuję z domu już od długiego czasu, nie zawsze jednak miałem ciszę i spokój. Przez parę lat miałem domowników, którzy czasem przychodzili i prosili mnie o różne rzeczy. Czasem gdzieś pojechać, czasem coś przynieść, a czasem zapytać czy czegoś nie chcę do picia. Miło z ich strony, ale to musi się skończyć! Nie wszyscy rozumieją, że jesteś w domu i pracujesz. Niektórzy mówią:

– Bo Ty masz taką pracę, więc możesz poświęcić mi chwilkę.
– Tylko siedzisz przy tym komputerze, może byś się wreszcie zabrał za robotę!

Wprowadź zasadę – Teraz pracuję, nie ma mnie w domu!

Daj wszystkim do zrozumienia, że nawet jeżeli przyjdą do Ciebie, to im nie pomożesz dopóki nie skończysz pracy, lub nie będziesz miał przerwy. Powiedz im o tym i egzekwuj – trzymaj się sztywno tej zasady. Z dnia na dzień, będzie coraz lepiej.

Przy okazji powiem, że nie mam dzieci i nie wiem jak to jest. Dlatego nie czuję się na siłach, aby radzić co zrobić w takiej sytuacji. Nie każdemu dziecku da się wytłumaczyć, aby nie szalało jak rodzic pracuje. Niektórymi dziećmi po prostu trzeba się zająć.

9. Przerwa to przerwa!

– Mam przerwę, zerknę tylko na moment czy nie ma jakiś nowych filmików na youtube.

Jest przerwa więc rusz się od komputera! Twój mózg potrzebuje odpoczynku a nie dalszego ślęczenia na niewygodnym krześle przy komputerze. Przerwa to moment na to żeby przynieść sobie wodę, zaparzyć kawę, poprzeciągać się lub po prostu popatrzeć spokojnie na to co się dzieje za oknem. Możesz zrobić mini trening w tym czasie np. parę pompek.

W momencie gdy pozwolisz sobie „realnie” odpocząć, będzie Ci też łatwiej wrócić później do pracy.

10. Po pracy, nie pracuj

Skoro jesteś w domu to może sprawdzisz maila służbowego o godzinie 1830? Kurczę, ktoś chce coś na ASAP i wysłał Ci maila o godzinie 1610. Może powinieneś się tym zająć natychmiast?

Zapytam tak: A gdybyś wyszedł normalnie z biura o 1600 i nie miałbyś przy sobie laptopa służbowego to zrobiłbyś to? No właśnie, też tak myślałem!

Jak skończyłeś pracę to schowaj laptopa i nie traktuj swojego domu jak biuro. Schowany sprzęt, wyłączony komputer. Ustal sobie żelazną zasadę, o której godzinie wyłączysz komputer i choćby nie wiem co, nie włączysz go znów. Pamiętaj, że odpoczynek jest bardzo ważną częścią pracy.

A teraz bonus, czyli mój sposób na to jak zrobić cokolwiek, gdy siły brak:

Bonus – Jak się wyrwać z marazmu?

– Co robić jak mi się nie chce nic?
– Jestem zmęczony od samego rana i siedzę bezmyślnie klikając kolejne filmiki na youtube ze śmiesznymi kotami. Jak to przerwać?!

Przez prawie 5 lat pracy z domu, nauczyłem się jednego tricku, który wykonuję jak już NAPRAWDĘ mam wszystkiego dosyć i nie potrafię się zmotywować do pracy.

Jak już zorientuję się, że marnuję się już od ponad kilku godzin to zaglądam do swojej listy zadań i skreślam z niej wszystko oprócz jednej najważniejszej rzeczy i jednego zadania, które wydaje mi się, że dam radę je wykonać. Następnie, dopisuję kilka innych zadań prostych.

Na koniec moja lista wygląda mniej więcej tak:

  1. Obejrzeć jeszcze jeden śmieszny film o kotach (czyli kontynuacja nic nie robienia przez kolejne 15min).
  2. Odejść od komputera i pochodzić po pokoju przez 5 minut (5 minut to 5 minut a nie krócej).
  3. Zrobić trzy pompki (lub jakiekolwiek inne ćwiczenie).
  4. Zabrać się za zadanie do pracy, które wydaje mi się w miarę proste do wykonania (najlepiej jakieś krótkie).
  5. Zrobić najważniejsze zadanie na dziś.

Uwierz mi, jak już skreślisz pierwsze trzy zadania z listy i zabierzesz się za czwarte, to poczujesz że jesteś w stanie coś jednak wykonać – że idzie Ci naprawdę dobrze. Wtedy o wiele łatwiej będzie Ci zrobić to co ważne i zrobisz to z rozpędu.
Po prostu wypróbuj to.

To już tyle w tym temacie. Chętnie usłyszę jakie Wy macie sposoby na zmotywowanie się i wyciszenie podczas pracy zdalnej. Zachęcam do kontaktu na daniel@webmentors.pl lub w komentarzach pod tym artykułem.